A continuación, encontrará algunas cuestiones básicas a tener en cuenta antes de enfrentarse a cualquier tipo de auditorio. Son recomendaciones sencillas, prácticas y, sobre todo, de impacto inmediato. Fáciles de implementar y de resultado 100% garantizado.
1. Conozca a su público: es muy complejo afrontar una situación de discurso si no sabe quién es su audiencia. ¿Por qué están aquí? ¿Vinieron espontáneamente u obligados? ¿Cuál es el interés que tienen en acompañarlo en su exposición? ¿Por qué lo que usted diga puede ser interesante para ellos y ellas? Averigüe toda la información posible y planifique cuidadosamente su presentación. Por ejemplo, llegue siempre una hora antes al lugar de la conferencia, indague la lista de inscriptos, converse con ellos en el hall. Esto le permitirá ganar en autoconfianza.
2. Mantenga el rumbo. No abandone su tema principal: es necesario que el público sienta que su discurso tiene un objetivo, y que usted avanza hacia él progresivamente. ¡Peligro! No se vaya por las ramas extendiéndose en ejemplos sin sentido o referencias fuera de contexto. A un discurso, conferencia o situación de hablar frente al público la hacen usted, su mensaje y el público.
3. Sea cuidadoso con las interrupciones de sus oyentes: usted es el capitán del barco. Los aportes del público, muchas veces, pueden ser positivos y enriquecedores; aunque en ocasiones hacen que el discurso o la conferencia se vayan de cauce y tomen el rumbo equivocado. Frecuentemente, sobre todo si usted aún no tiene dominio de su arte como orador y, por ende, de su audiencia, puede ser que el encuentro derive en un cauce trivial, o se aparte del objetivo que usted se propuso. Aquí van algunos procedimientos que le permitirán encauzar el rumbo; utilice estas frases cada vez que lo considere apropiado: “…sus palabras me traen a colación…”, “…eso me recuerda…”; “…es interesante ese punto de vista, sin embargo…”; “… precisamente sobre ese aspecto hablaré más adelante…”; “…le propongo ver esa idea de una manera diferente…”; “… sé que todos podemos tener nuestras apreciaciones sobre el tema; sin embargo, me interesa resaltar que…”, y tantas otras formas, sin agredir ni confrontar.
4. Conozca profundamente su tema: muchas veces debemos dar discursos sobre aspectos que no son de nuestra incumbencia específica. Es necesario tener una opinión formada y solvencia acerca del tema que abordará. Esto le permitirá hablar con autoridad, entusiasmo y convicción. Prácticamente es posible abordar cualquier tema cuando se convierte en un orador experimentado. Esto se logra buscando en su interior, y apelando a su experiencia, estudios, proyectos, casos, referencias y todas las fuentes de información posibles. Así, podrá disertar sin inconvenientes y con soltura. ¡Peligro! Apelando a una expresión popular, no caiga en “una guitarreada”, es decir, hablar utilizando las palabras elocuentemente aunque carentes de sentido. El público se da cuenta al instante y le dará su feedback en formas inapropiadas.
5. Utilice ejemplos y haga comparaciones: cuando estructure su discurso, el objetivo principal es llegar con su mensaje al público. Puede suceder que uno de los principales inconvenientes sea el de la necesidad de transmitir ideas abstractas o difíciles. En este caso, busque ejemplos, establezca paralelismos, use metáforas y analogías para hacer más clara su exposición. El recurso de las comparaciones también es sumamente eficaz. Consiste en comparar lo que está expresando con elementos o situaciones de otros ámbitos que usted intuye que pueden ser conocidos por su auditorio y que, a la vez, tengan cierto parecido con el tema.
6. Apoye la información con estadísticas: siempre que sea factible, es importante utilizar estadísticas que apoyen su tema. ¡Cuidado! No abuse de los números, y menos aún, si son complejos de explicar. Brinde síntesis y siempre con un sentido de apoyo a lo que está exponiendo. Puede entregar copias impresas o digitalizadas del material de su exposición, lo cual siempre es bienvenido por el público. Si es así, anúncielo al comienzo, porque los ayudará a mantenerse enfocados en su discurso, sin estar pendientes de tomar notas.
7. Comuníquese con los distintos tipos de públicos que están allí, con usted: si bien podemos ver al público como una gran masa uniforme, cada persona tiene sus particularidades, personalidad, experiencia y, sobre todo, expectativas acerca de su exposición. Por eso es importante articular su discurso de forma tal que llegue eficazmente a todas y cada una de las personas. Una aproximación interesante para lograrlo es tener en cuenta los postulados básicos de la PNL (programación neurolingüística), una ciencia que estudia los procesos de comunicación humanos. Según se ha estudiado, los seres humanos captamos la información básicamente de tres formas. Lo hacemos mediante un sistema representacional, es decir, la forma en que nos representamos el mundo; y desde allí, permitimos, o no, que nos llegue la información. Hay personas que son predominantemente visuales, auditivas o kinestésicas. Si bien la forma en que cada ser humano se permite captar la información está determinada por su su historia personal y sus filtros (es decir, una especie de colador por el que tamiza lo que recibe), si utiliza apropiadamente los recursos de la PNL para llegar al público puede ser sumamente enriquecedor.
8. Sí a entrar en detalle, aunque con cuidado: un efectivo uso del nivel de detalles en su exposición puede darle lucimiento y brillo; aunque el uso fuera de control producirá aburrimiento y que el público se disperse de su idea principal provocando un efecto negativo.
9. Utilice testimonios: en caso de que use relatos, fuentes de información de distinto tipo y casos reales, necesita chequear su veracidad. Un recurso que siempre ayuda es el hacer referencia a personajes de renombre que, de alguna forma, puedan ayudarlo a graficar sus ideas. Otra forma indirecta de utilizar la técnica de testimonios, es poner ejemplos en potenciales terceras personas acerca de aspectos que, sí o sí, tiene usted que mencionar, pero con los que puede despertar polémica. En este caso, puede utilizar frases como “Cierta vez un amigo empresario me confió que…”; “…hace poco tiempo encontré en Internet la historia de…”, para darle contexto.
10. Haga crecer sus ideas: cada oportunidad como orador es una ocasión de dar un salto hacia algo mejor, que le permita hacer mejoras y ampliar sus ideas y conceptos. Anote y haga esquemas de estos aspectos. Lleve un registro de lo que sí y lo que no funcionó en sus presentaciones. Una técnica que puede ayudarlo para incorporar nuevos encuadres en sus discursos es hacer un debate con sus compañeros de la empresa o sus amigos. Así podrá testear no solo sus ideas y procedimientos, sino incorporar aspectos que quizás no se le habían ocurrido.
11. Prepárese para improvisar: sin necesidad de que se convierta en un actor especialista en improvisaciones, es altamente frecuente que en alguna ocasión aparezca la ineludible necesidad de abordar un tema que no tenía preparado, o un aspecto diferente que no había considerado. Para muchas personas esto puede resultar altamente estresante y llevarlo al máximo de su adrenalina. Otro ejemplo es cuando algo falla en su puesta en escena, como un corte de luz, el proyector, la computadora, o el sonido. Oportunidad: ¡Utilícelo a favor! Hay un método sencillo y práctico para salir del paso. En este punto en particular, preste atención. Aquí le revelo cuatro de los más efectivos trucos de los oradores profesionales:
- Relacione lo inesperado con alguna experiencia personal; haga un breve relato y utilice conectores para volver al curso de su alocución.
- Tómese unos instantes para darse tiempo a reflexionar una respuesta. Puede decir: “Justamente hace un instante estaba pensando exactamente en eso; cómo resultaría el desempeño del equipo de ventas si el mercado internacional entrara en otra crisis. Y lo que es mejor: cómo podemos transformar esa crisis en algo positivo para nuestra compañía”. Tenga preparadas unas cinco de estas frases, en las que incluya la pregunta o el disparador que le dio el público. A continuación, ensaye una respuesta.
- Ante hechos evidentes, como un corte de energía eléctrica o del sonido, puede hacer alguna referencia clara y concreta sobre lo que acontece, bajar de su escenario e invitar al público a continuar con la presentación en un contacto más directo, entre la gente. Incluso puede tener preparado un ejercicio o alguna actividad que pueda realizarse cuando algo falla, mientras se busca una solución.
- Dilate la respuesta ante una pregunta inesperada, que implicará que deba ensayar mejor una respuesta apropiada. Para hacerlo, puede buscar la complicidad de alguien del público. Desde el primer minuto en escena usted sabrá que hay personas que lo siguen con verdadero interés. Apóyese en estas personas y pídales directamente su ayuda: “Graciela: quiero pedir su ayuda por favor. Avíseme dentro de cinco minutos así vuelvo sobre el tema que acaba de mencionar Marcelo; así puedo seguir con la idea que venía desarrollando”. En cinco minutos, lo más probable es que ya tenga la respuesta; o que pueda colocarla dentro de su discurso, naturalmente
12. Cuide los tiempos y el espacio: debe conocer de antemano el tiempo acordado para su discurso; el tamaño del lugar, la acústica, los elementos tecnológicos y visuales de que dispone, la cantidad de público, los horarios y la programación del acto. En caso de compartir ponencias, es fundamental saber quiénes serán sus compañeros en escena y qué temas abordarán. Esto le permitirá preparar mejor su disertación. Es fundamental que haga saber al público la estructura de su presentación, incluyendo instrucciones de seguridad (como salidas de emergencia), operativas (como sanitarios o que apaguen los teléfonos celulares), y si habrá algún intervalo (lo cual es altamente recomendable cada una hora y cuarto, aproximadamente).
13. Conozca el salón: este es un aspecto clave para sentirse a gusto y bajar en gran medida el nivel de estrés que pueda sentir en la instancia de ser orador. En nuestra profesión, como en la vida, es necesario habituarnos a los espacios y lugares, conocer a la gente, y familiarizarnos con muchos detalles que ayudarán a sentirnos más confortables.
14. Tome tiempo para saber quiénes vienen a verlo: Una buena forma de romper del hielo con parte de su público, y, a la vez, atravesar sus miedos, es dedicar unos minutos a saludar a la gente que va llegando. Puede hacerlo cerca de la puerta de acceso; o bien, presentándose espontáneamente caminando entre las sillas cuando ya se hayan sentado. También, si decide entrar caminando atravesando el salón de punta a punta, por entre el público, puede hacerlo estableciendo contacto visual y una primera instancia de rapport con su público. Recuerde que es más sencillo hablar para un grupo de conocidos, que para gente que no ha visto en su vida. Use estos recursos si y solo si se siente seguro y tranquilo.
Por el contrario, si no está completamente diestro en ello, lo recomendable es que permanezca en un lugar apartado, detrás del escenario, creándose un ambiente tranquilo y confortable. Puede hacer una breve visualización de usted presentando su tema con todo éxito; y también cerrar los ojos y respirar profundamente unas diez veces, dejando salir cualquier tensión que pueda sentir.
15. Póngase al público a su bolsillo con la dinámica y el lenguaje apropiado: tan importante como su mensaje es usar el lenguaje adecuado a su público. Este puede ser técnico, científico, simple, etcétera. La elección está determinada por el tipo de su auditorio. Lo importante es no caer en demasiada sofisticación ni rebusques a la hora de dar un discurso. Cuanto más sencillo, llano, concreto y tangible, mucho mejor.
16. No se disculpe al comenzar el discurso: suele suceder que la inseguridad y los nervios se transmiten claramente al público. Si es de los que sienten mariposas en el estómago, le transpiran las manos, sufre de temblores temporales, o cierta aceleración del ritmo cardíaco, ¡no se preocupe!, ¡ocúpese! Es completamente normal. Son manifestaciones que irán disminuyendo con el correr de las prácticas. No es necesario que se disculpe o haga saber abiertamente lo que siente: solo logrará ponerse más nervioso y que el público no le preste la suficiente atención. La clave es apoyarse en sus fortalezas, no en sus debilidades. Después de todo, presuponen que usted es un experto en su materia, o el vocero al que han designado para hacer un anuncio de importancia; por lo tanto, confían en usted, y se transformará en su punto de referencia.
17. Sea realista en los ejemplos: mientras se va entrenando como orador, es recomendable que utilice ejemplos con los que se sienta cómodo. No exagere ni sobreactúe. Asimismo, si bien es recomendable mantener un tono cordial, cálido y llevadero si el tema lo permite, tenga cuidado en el uso que hace de las salidas con humor, y con las expresiones que puedan tener doble sentido y quedar fuera de contexto.
18. Sea espontáneo; no memorice su discurso: en tanto sea factible y se encuentre a gusto, es preferible que se apoye en sus dones naturales y su espontaneidad a la hora de salir a escena como orador. La recomendación es que no intente aprender el discurso de memoria. Es muy probable que le resulte contraproducente, ya que podría olvidarlo, o, sencillamente, quedarse paralizado antes de afrontar al público pensando en lo que tiene que decir.
Más recursos que utilizamos los profesionales que pueden ayudarlo en este proceso:
- Arme un cuadro sinóptico sencillo y claro en unas tarjetas blancas, con su propia letra, a modo de breve resumen.
- En sus ayudamemorias utilice solo palabras claves. Las palabras claves son aquellas sin las cuales las ideas de su discurso carecerán de sentido.
- Puede anotar alguna frase especial que quiera decir en forma textual; incluso, en este caso, puede tomarla en sus manos y leerla; o bien, colocarla en un proyector.
- Trate de no hacer discursos leídos: dan señales de inseguridad. Si no tiene otra alternativa, escríbalos con tipografía clara, suficientemente grande como para leer sin problemas. En caso de disponer de recursos tecnológicos, puede colocar en algún lugar discreto del escenario, y jamás a la vista del auditorio, un monitor o televisor con pantalla grande, donde un asistente irá acompañando su discurso con el texto sintetizado. En discursos televisivos, esto se utiliza cotidianamente y se conoce como teleprompter; es el mismo sistema, pero colocado por sobre la lente de la cámara, por lo cual se pueden decir grandes cantidades de texto prácticamente sin que se perciba que se los lee.
- Si usa una presentación audiovisual de apoyo, no la lea. Esta debe contener exclusivamente una síntesis conceptual, que será un apoyo para su discurso, pero no debe reemplazarlo. Por otro lado, si pone por escrito en pantalla mucha información, distraerá al público.
- Algunos grandes oradores cuando hablan frente a multitudes o tienen que dar varios discursos el mismo día, utilizan un sistema parecido al de los presentadores de televisión, con un aparato que va disimulado en una de sus orejas, llamado en Argentina “cucaracha’”, por tener una forma parecida a ese insecto. En este caso, hay un apuntador que acompaña con conceptos o palabras clave como guía para el orador.
19. Sea amable con el público: Para que su mensaje llegue eficazmente y sus ideas cobren sentido, no es necesario imponerse frente al público. Los buenos oradores logran transmitir la sensación de que el poder lo tiene el público; que la decisión es de ellos, y que no fueron persuadidos por su mensaje. Por lo tanto, a ninguno de nosotros nos gusta que nos impongan ideas, aunque sí estaremos gustosos de considerar nuevas ideas y puntos de vista si el orador rompe el hielo y crea los puentes de comunicación necesarios. Algunas personas con rasgos de personalidad autoritarios, o bien, por excesiva inseguridad, tienden a confundir este aspecto esencial, el de la amabilidad con el público, y se enfocan en un discurso contundente y determinante. Lo cual no está mal si no habrá oportunidad de interacción. Es lo que llamamos un “discurso cerrado”, que empieza y termina cuando el orador quiere y no hay chances de retroalimentación formal.
20. Sea agradecido con su público, pero sin dar las gracias: dependiendo de los casos, algunos oradores suelen tomar unos segundos iniciales o finales para agradecer al público. En verdad, si usted está compartiendo su experiencia profesional o cualquier otro tema por el que el público ha concurrido, es la gente la que debería sentirse agradecida por su exposición. Es diferente el caso cuando es invitado por una organización, por lo cual las reglas de cortesía indican decir “muchas gracias” al comienzo de su alocución.
21. Emocione: lo que la gente quiere, además de información, es participar de una experiencia que pueda producir algún cambio en positivo con relación a su disertación. Es decir, que lo que usted diga y haga puedan aplicarlo de alguna forma concreta y pueda ser de utilidad. Por otro lado, como orador, ese debería ser también su objetivo central: que lo que dice sirva para algo, no simplemente como una secuencia de palabras lindas.
22. Prepare un final inolvidable: todo lo que dijo es importante; pero más importante aún es el final de su presentación. Su forma y fondo son prácticamente todo. Repase brevemente los principales aspectos de lo que dijo, y, desde allí, construya visiones de futuro, visiones que puedan ser compartidas y puestas en común si hubo interacción con el público. Técnicamente, asegúrese de tener lista una música y una imagen para el final y que las luces vuelvan a sus niveles normales. Si está detrás de un estrado, desplácese hacia el centro de la escena y, simplemente, mire a su público. Si lo aplauden, usted también puede acompañar con un aplauso dirigido a ellos.
