Técnicas de comunicación, definición
Las
técnicas de comunicación consisten en las maneras que se utilizan para expresar
un mensaje, de acuerdo al momento. Es decir, se presentan dos maneras de enviar
una información, una son las grupales y la otra, son individuales.
Ambas
se complementan en ciertas circunstancias que hacen posible un buen
entendimiento del mensaje por el receptor.
La comunicación es un medio que permite expresar ideas, opiniones o información a través de una computadora, la televisión y la radio, es de suma importancia en la vida del ser humano.
Este método de comunicación
escrita, oral y visual está basado en un emisor que se encarga de emitir
contenido informativo a un receptor.
Esta disciplina es una acción necesaria y primordial para los seres humanos. Es la manera en que se pueden expresar los deseos y estados de ánimos.
También por medio de este proceso se puede opinar sobre los resultados de las labores que realice el entorno sobre la sociedad.
La principal forma que se tiene para comunicarse es el lenguaje hablado, sin dejar de lado el gran valor que asume la comunicación no verbal.
La comunicación se vale de unas técnicas que la convierten en un proceso muy eficaz. Con los siguientes métodos se puede llegar a persuadir a las personas.
Por lo tanto, es sumamente importante que la sociedad aprenda a
expresarse bien verbalmente y de forma corporal.
TIPOS DE TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN
Técnicas de Comunicación Orales
Individuales:
La
charla: es el intercambio de información entre un grupo de personas sobre un
tema determinado, en el que todos pueden opinar del mismo, generando puntos de
vistas individuales entre las personas que se encuentran en la reunión.
Conferencias:
se trata de la presentación de una información por un emisor, delante de una
gran cantidad de receptores, proporcionando un complemento al conocimiento de
algún individuo sobre algún tema.
Discursos:
tiene un parecido a las conferencias, pero en este caso. El discurso tiene como
objetivo el persuadir al oyente sobre una ideología, razón etc. Por lo general,
se observan en la política.
Grupales:
Diálogo:
Es aquella que se realiza entre dos o más personas, delante de un grupo de
individuos. Estas comparten intereses o temas en común, dando lugar a una
comunicación oral espontanea e informal.
Discusión:
Se presenta por lo general entre un grupo de personas, donde se solucionan
problemas o se determinan los objetivos que debe seguir ese grupo de
individuos.
Debates:
Son desarrollados para conocer las opiniones sobre un tema, pero la misma se
divide en grupos en la que siguen de forma positiva el tema y los que no. Por
lo tanto, se requiere un mediador para dar lugar a una decisión final o
esclarecer quien tiene la razón.
Técnicas de Comunicación Escritas:
Carta: Es
la forma de comunicación más personal que existe entre las modalidades de
comunicación. Por su naturaleza, permite desarrollar ideas sin ningún tipo de
rigor en el texto aunque si procurando siempre que exista coherencia en el
desarrollo de las ideas independientemente de que este tipo de comunicación sea
íntimo.
En
este punto, existen dos tipos comunes de cartas como son: cartas formales y
cartas informales. Las formales se presentan desde una organización y puede ser
redactada por aquel miembro de la organización que desee transmitir un mensaje
según sus necesidades. En este caso, existe un consenso de cómo debe ser
redactada la misma tanto en el tono del lenguaje como de la propia estructura
del texto.
El
segundo tipo de carta es de carácter informal, y como su nombre lo indica, se
realiza por amigos, familiares o cualquier persona que desea transmitir un
mensaje desde el punto de vista íntimo y empleando para ello un lenguaje más
coloquial. Eso sí, cuidando siempre el adecuado manejo y desarrollo de las
ideas.
Informe: Este
tipo de textos permiten el desarrollo de ideas con la finalidad de informar
sobre aquello que ha solicitado determinada persona o grupo. Se busca entonces,
dar a conocer información requerida, dar difusión a un acontecimiento o al
análisis de un evento, desde el punto de vista argumentativo o numérico
mediante estadísticas.
Los
informes se clasifican de acuerdo a su naturaleza, desde el punto de vista
público o privado, según sea el caso. Los formatos que desarrollan este tipo de
textos, pueden ser sencillos o complejos según las mismas necesidades de
informar. Se pueden añadir texto, gráficas, tablas y demás tipo de contenido
que ayude a lograr el objetivo de informar de manera satisfactoria.
Correo electrónico: Es
un medio de comunicación de gran vigencia. Se basa básicamente en la
optimización de una herramienta de comunicación a través del Internet en el que
se pueden enviar los mensajes necesarios. Más que una estructura de texto, nos
encontramos aquí´ con un medio de comunicación.
Memorias: Se
definen así a aquellos textos que se perfilan bajo el género de la ficción o
literatura. De hecho, es un género literario que más utilizan los escritures y
el que más conecta con el lector. Se le conocen así a aquellos textos que
buscan de manera estética plasmar todo tipo de experiencias del propio
escritor.
Memorándum: Es
un documento de carácter formal, que presenta informes o mensajes puntuales que
buscan ser tomadas en consideración en una fecha determinada y definida en el
propio memorándum. En él entonces, encontraremos una serie de planteamientos
que se revisarán en la reunión que ahí misma sea acordada y aceptada por los
firmantes que reciben ese texto.
Acta: Este
tipo de textos se elabora de manera específica cuando se está llevando a cabo
una reunión de trabajo o de negocios. Por su naturaleza, trata de ser un
documento que al final rescate y deje presente, todo aquel tipo de tema y/o
acuerdo que se desarrolle en dicha reunión.
En
su forma final, el acta será un documento que presente un resumen de lo hablado
en dicha reunión y también servirá como un elemento de certificación de que se
realizó en tiempo y forma la reunión.
Telegrama: De
todos los tipos de comunicación hasta ahora revisados, este es uno de los que
se consideran más antiguos. Históricamente, tenemos que este se desarrolló a
mediados del siglo XIX, y era una herramienta de comunicación muy rápida y
eficaz que permitía hacer llegar un mensaje a grandes distancias geográficas.
Tal y como ahora lo es el correo electrónico.
Por
la brevedad del texto, la estructura del mismo se desarrollaba a partir de tres
apartados como lo son el destinatario, origen del mensaje y el propio mensaje
en cuestión.
Periódico: Se
considera a este como un medio de comunicación escrita de carácter masivo. La
naturaleza de los textos es básicamente informar de un acontecimiento político,
económico, social o de cualquier otra índole, según sea lo que se busca
informar.
Redes Sociales y mensajería
celular: La entrada de las redes sociales o microblogging han
dado mayor oportunidad de expresión a públicos de todas las edades y en tiempo
real, con la censura de acuerdo a su entorno, personalidad y adopción de las
leyes. La mensajería celular es una versión directa de la anterior en base a
aplicaciones que permiten la interconexión con un público más delimitado pero
en contexto del mensaje y código expuesto por su(s) interlocutor(es).
CARACTERÍSTICAS DE LAS TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN
Fomenta el Saber Escuchar
Es
fundamental para la comprensión, la empatía, el respeto.
Constituye
una habilidad indispensable para todo buen comunicador eficaz,
especialmente cuando nos dirigimos a un público.
Prestar
atención a lo que nos dicen, no estar pensando en otra cosa cuando mientras nos
hablan.
Ni
estar haciendo ninguna otra cosa.
Deja
que acaben de intervenir o preguntar antes de responder
Demostrar
que se escucha no interrumpiendo a nuestro interlocutor.
Aportar
signos de escucha: haciendo breves resúmenes si es muy largo, asintiendo con la
cabeza o con pequeños monosílabos como “sí”.
Identificar
aquellos elementos que puedan ser una barrera a una escucha efectiva.
Instruye para Saber Preguntar
Es
importante prepararnos tanto para las preguntas que podamos hacer como las que
pueden surgir. Pero también es importante saber preguntar, es decir:
No
empezar directamente haciendo preguntas.
Mejor
no hacer preguntas personalizadas, es conveniente lanzarlas al aire y dejar que
alguien conteste o contestar nosotros mismos.
No
las hagas hasta tener cierto nivel de confianza.
Comienza
con preguntas de opinión no cuestionables pero sí de interés.
Prepararlas
con antelación.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS EN LAS TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN
Según sea el caso (oral o escrita)
Ventajas de la comunicación oral:
Es mejor para transmitir
emociones y sentimientos
Es más personal
Permite socializar
La retroalimentación
es inmediata
Puede producir un impacto
mayor
Le permite corregir y
ajustar la manera de comunicar el mensaje de acuerdo a la reacción de la gente.
Desventajas de la comunicación oral:
Es
de corta duración, efímera
No
se puede borrar lo dicho
Hay
que tener mucho oficio para pensar mientras se habla
No
se puede archivar ni hacer referencia a ella.
Ventajas de la comunicación escrita:
Mejor
para hechos y opiniones
Mejor
para mensajes difíciles y complicados
Se
puede revisar, corregir y mejorar
Útil
cuando se necesita llevar un registro
Puede
planificarse.
Desventajas de la comunicación escrita:
Hay
que dedicarle más tiempo
Puede
resultar cara
No
hay informatización inmediata
No
hay pistas que indiquen en qué ánimo se escribió
Le
falta calor
Es difícil estar seguro si se leyó el mensaje.
CÓMO SE APLICAN LAS TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN
En la Comunicación Escrita
La
calidad de la comunicación escrita es esencial en todas las formas diferentes
de establecer una conexión con los clientes: documentos, contratos,
correos electrónicos, presentaciones, ofertas. De hecho, toda comunicación
escrita habla de la compañía misma, de su actitud y de su nivel
de profesionalismo. Es también importante porque funciona como
un medio de información para los empleados y como una
evidencia ante las diferentes acciones que se toman.
El
objetivo principal de la comunicación escrita es no únicamente el de dar a
informar, sino que además debe cumplir con el proceso comunicativo.
Entonces su objetivo es establecer un tipo de comunicación, en la cual el
mensaje sea fijado en un soporte, de manera que logre la permanencia garantizando
la durabilidad del mensaje. Busca la manera de facilitar
la amplia difusión del mensaje, informar a una población
específica sobre un tema determinado que puede llegar
a lugares remotos.
El
proceso para iniciar la comunicación escrita inicia con la planificación del
mensaje que implica también la generación de las ideas,
la organización de las mismas y la formulación de lo que va
a llevar el mensaje. El siguiente paso de este proceso es la textualización de,
que se refiere a la producción del texto, y por último, la revisión,
que implica leer el mensaje y evaluar lo que se ha redactado.
1) ¿Por qué escribo?:
Toda acción comunicativa debe tener, al menos, un objetivo claro y
conciso. Este es el punto de partida sobre el que se construye todo lo demás. En
el caso de un texto escrito la finalidad puede ser informar, invitar,
certificar, instruir, etc. Definirla es el primer paso.
2) ¿A quién escribo?:
Quién o quiénes serán los receptores del texto, qué conocimiento tienen del
idioma, del tema a tratar, qué respuesta se espera de ellos.
La identificación de la audiencia condicionará otros aspectos, como
el registro del lenguaje, el nivel léxico, el formato, o el grado de
formalidad.
3) ¿Qué papel desempeña en
la emisión del texto?: El redactor debe tener claro cuál es
su rol, en calidad de qué escribe. Puede actuar a título personal, en
representación de terceros (un cliente, una entidad…) o como mero transmisor de
una notificación. El tono del escrito no será el mismo en unos casos
que en otros y el nivel de responsabilidad sobre lo que se escribe
tampoco.
4) ¿Qué formato debo
elegir?: Dependiendo de las respuestas a las cuestiones
anteriores, se elegirá para el texto un formato diferente, con un
cuidado diseño, que en cada caso será distinto: una carta, un informe, una
invitación, un e-mail, un saluda, etc. El propio formato también transmite un
mensaje paralelo de mayor o menor formalidad, interés y credibilidad.
5) ¿Cuáles son las ideas que quiero comunicar?: Y por fin llegamos a la transmisión de las ideas. Estas deben expresarse de la manera más concisa posible, ordenadas y jerarquizadas de mayor a menor importancia. Así se garantiza que, en caso de que el destinatario desista de la lectura en las primeras líneas, al menos habrá recibido el mensaje que el autor considera más relevante.
La
comunicación escrita cobra vital importancia en la correspondencia, que se
convierte en un transmisor de la identidad, la imagen y la
credibilidad de quien escribe y de la marca a la que representa. Por eso
es imprescindible que el profesional encargado cuente con los conocimientos
necesarios para tratar material tan sensible.
En la comunicación oral
Pronunciación clara: Pronunciación
clara del remitente del mensaje en el factor principal o comunicación oral. Si
no está claro, es posible que no se logre el objetivo del mensaje.
Preparación: Antes
de comunicarse oralmente, el orador debe tomar preparación física y mental.
Unidad e integración: La
unidad y la integración del discurso del emisor del mensaje es una necesidad para
una comunicación oral exitosa.
Precisión: Se
requiere para que la comunicación o discusión oral sea efectiva.
Voz natural: El
hablante no debe fluctuar en el momento de esta comunicación. Por otro lado, se
debe evitar la voz artificial.
Planificación: El
plan organizado es imprescindible para una comunicación o discusión oral
efectiva. El hablante debe tomar el plan adecuado para pronunciar el discurso.
Simplicidad: El
orador debe usar palabras simples y comprensibles en la comunicación oral.
Debería ser fácil y simple.
Legalidad: El
discurso del orador debe ser legal y lógico en el momento de la comunicación
oral.
Evitar las emociones: En
el momento de la discusión oral, las emociones excesivas pueden desviar al
hablante del sujeto principal. Entonces, el hablante debe tener cuidado con la
emoción. El discurso debe ser sin emociones.
Actuar: Muchas
personas pierden la concentración después de escuchar durante unos minutos.
Entonces el habla debe ser sin emociones.
Eficiencia: La
eficiencia y habilidad de los oradores es necesaria para una comunicación oral
efectiva.
