Control de Costos en los Negocios
Sea cual fuere el tamaño
de su empresa, microempresa o emprendimiento, controlar costos es una de las
maneras de continuar contra la adversidad y aprovechar los mejores momentos a
manera de blindaje.
Porque obtener una
ganancia en consonancia con la inversión efectuada es la meta lógica de
cualquier persona que inicia –continua o rescata- un negocio. Pues nadie
expondrá su capital si no tiene un mínimo de probabilidades de sacarle un
provecho razonable y mientras más sea, mejor.
Por supuesto, siempre se
corre un riesgo al emprender una actividad empresarial puesto que el éxito no
está garantizado y se puede perder con más razón si no se cuidan hasta los
menores detalles al gastar cada centavo.
Esto es fácil que lo
comprenda y lo realice el propietario de un negocio, pero ya no lo es tanto
cuando se trata del personal que se contrate, sea para trabajos de oficina,
ventas o fabriles.
Tal actitud no se debe en
la mayoría de los casos a falta de voluntad o espíritu dispendioso del personal
sino que la mayor parte no se detiene a pensar en que si bien el propietario es
el principal interesado en la buena marcha del negocio también deben estarlo
quienes trabajan en él, dado que su prosperidad es, obviamente, un asunto de su
conveniencia al garantizar un empleo estable.
Uno de los aspectos que
más deben cuidarse en un negocio son los costos, ya sea de la producción o de
los materiales que se emplean en la misma. “Esto no es problema mío”, pensará
más de un empleado. Mi obligación es desarrollar eficientemente las tareas que
tengo asignadas. La otra parte del negocio no me corresponde a mí sino a la
dirección de la empresa”.
El control de calidad, por
ejemplo, aunque existan departamentos o funcionarios encargados de esa tarea,
es considerado hoy como responsabilidad parcial de los obreros que fabrican los
artículos producidos por las empresas.
La aparición del control de costos
El control de costos es
otra función que a primera vista pareciera no corresponder en ninguna medida a
los trabajadores de una empresa. Y sin embargo no es así. Por lo menos no lo
consideran de esa manera las empresas, negocios hasta en los hogares de los
países más avanzados. Al igual que el control
de calidad, el control de costos atañe también a los empleados de la firma
y no solamente a quienes manejan las finanzas de la misma.
Sobre el particular, el gerente de una importante compañía de telecomunicaciones en los Estados Unidos, Lester Morrison, dijo:
“El control de
costos es responsabilidad de todos, pero principalmente de los jefes
departamentales o de quienes tengan a su cargo cualquier grupo de trabajo,
puesto que son ellos los que supervisan la forma en que se gastan los fondos de
la compañía en sus respectivas áreas de actividad. Es por eso que deben pensar
en términos de dinero gastado y lograr que su gente haga lo mismo. Desperdicio
y buena supervisión no marchan a la par”.
Por lo tanto, Morrison aconseja:
“Los supervisores deben hacer
que se utilice cada minuto de tiempo y todo artículo en existencia. Salvo
situaciones excepcionales no deben permitir la subutilización del tiempo de
trabajo ni autorizar la adquisición de artículos de los cuales haya una
adecuada provisión”.
Los
excesos son el némesis en el control de costos
Con demasiada frecuencia
puede observarse la tendencia a cumular cosas. Se compra una excesiva cantidad
de materiales de trabajo tan sólo para tenerlos disponibles cuando se les
necesite, sin detenerse a pensar lo que significa crear reservas de un artículo
sin que haya una verdadera necesidad del mismo.
Lo que se debería hacer
En una tanda de
sugerencias para el control de costos, comenzaríamos indicado el incluir el
precio de cada artículo en el catalogo de suministros. De esta manera no es
fácil ni para los dueños, jefes y los empleados u obreros solicitar cosas no
imprescindibles sin pensar en lo mucho que cuestan.
A manera de sugerencias
generales para el control de costos, indicamos la siguiente manera:
-
Haga que los empleados y/u obreros tengan
plena conciencia del costo de cada artículos. Muchas veces el despilfarro no es
despreocupación por los gastos, sino simple desconocimiento de los costos.
-
No pierda de vista al personal que manifiesta
la tendencia a acumular material, equipo de trabajo o adquirir suministros de
altísimo costo pero igual calidad que otros de otra marca.
-
Revise que cada departamento o persona que
tenga como encargo la compra de suministros, no esté supeditada a un solo
lugar. Hay que comparar precios en negocios, distribuidoras, proveedores,
personas que presten diversos servicios. A veces la exclusividad aumenta los
costos y no es un 100% de calidad.
-
Asegurese de que el personal utilice
correctamente las herramientas, equipos, utensilios, suministros. Hágalos
comprender que hacerlo de manera inapropiada reduce el tiempo de duración de
las mismas o reduce los stock que afectan la contabilidad, ingresos, pagos y
duración del negocio, ergo, ocasiona su destrucción.
-
Autorice órdenes de compra sólo por las
cantidades de material, herramientas, equipos, suministros o pago por servicios
extraordinarios u ordinarios que realmente se necesiten y/o estén apegados a la
realidad. Salvo en los casos de tendencias inflacionarias muy evidentes,
acumular materiales en exceso es inmovilizar un capital que podría emplearse en
otros menesteres más urgentes o ya programados.
-
No acumule artículos que los proveedores
cercanos tengan en existencia a menos de que exista información fidedigna de
escasez inminente por circunstancias particulares o nacionales. Aquí también
cabe la salvedad hecha en el párrafo anterior.
-
No permita que los suministros sean
desperdiciados. Con respecto a esto se puede agregar que una forma de lograrlo –además de una lógica vigilancia de su
parte-, es crear en los empleados una clara conciencia de la necesidad de
controlar los costos, no sólo para beneficio de la compañía sino de ellos
mismos. La estabilidad de la compañía, el compromiso y sentido de propiedad con
la misma, insta a un sentimiento filial y de respeto del personal a la compañía
y viceversa, traduciéndose en empleos seguros para ellos, otras personas y
hasta herencias entre familias con esta
fórmula ganadora para el control de costos.
Sencilla conclusión
Puede
sonar cruda, despiadada y estéril, pero es una verdad que supera cualquier
sentimiento noble y es a su vez una manera de garantizar la subsistencia del
negocio y de mantener estables y prósperos los empleos, la siguiente
afirmación:
“Nunca se olviden que sin dinero la empresa no puede proveer un solo servicio o pagar al personal. El control de costos ayuda a frenar lo banal y a maximizar lo productivo, creando un efecto dominó en cualquiera de los niveles del negocio; la constancia y el respeto por los ingresos y egresos, son ejes de la prosperidad financiera”.
